จ้างบริษัท "รับทำเงินเดือน" (Payroll) ดีไหม? เทียบชัดๆ ทำเอง VS จ้างทำ แบบไหนคุ้มกว่า
ช่วงสิ้นเดือนทีไร ฝ่ายบุคคล (HR) หรือฝ่ายธุรการของโรงเรียนและ SME มักจะปวดหัวกับการนั่งคำนวณเงินเดือน หักภาษี และทำส่งประกันสังคม หลายองค์กรจึงเริ่มตั้งคำถามว่า "จ้างบริษัท รับทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing) ดีไหม?" วันนี้ครูวันดีจะพามาเปรียบเทียบให้เห็นภาพชัดๆ ว่าระหว่างการทำเงินเดือนเอง กับการจ้างบริษัทภายนอก แบบไหนคุ้มค่าและตอบโจทย์องค์กรมากกว่ากันครับ
❌ ปัญหาคลาสสิกของการ "ทำเงินเดือนเอง" (In-house)
สำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มอบหมายให้พนักงานคนเดียวดูแลเรื่องเงินเดือน มักจะเจอกับความเสี่ยงเหล่านี้:
- ⚠️ ความผิดพลาดของมนุษย์ (Human Error): คำนวณ OT ผิด หักวันลาขาดเกิน ซึ่งอาจทำให้พนักงานไม่พอใจ
- ⚠️ ปวดหัวเรื่องกฎหมายภาษี: กฎหมายกรมสรรพากรและประกันสังคมมีการอัปเดตบ่อย หากทำผิดพลาดอาจโดนค่าปรับย้อนหลังได้
- ⚠️ ข้อมูลเงินเดือนรั่วไหล: หากไม่มีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานอาจหลุดไปถึงหูคนอื่น สร้างความขัดแย้งในองค์กร
- ⚠️ เสียเวลาทำงานหลัก: HR ต้องจมอยู่กับงานเอกสารจนไม่มีเวลาไปพัฒนาศักยภาพหรือดูแลสวัสดิการด้านอื่นๆ ของบุคลากร
✔ ข้อดีของการจ้างบริษัท "รับทำเงินเดือน" (Outsourcing)
การเปลี่ยนมาใช้บริการรับทำเงินเดือนโดยผู้เชี่ยวชาญ (Payroll Service) จะช่วยพลิกโฉมการทำงานได้ดังนี้:
- ✅ ประหยัดต้นทุนในระยะยาว: ราคาแพ็กเกจรับทำเงินเดือนสำหรับ SME เริ่มต้นเพียงหลักพันบาท/เดือน ซึ่งถูกกว่าการจ้างพนักงานบัญชีเงินเดือนประจำ (Full-time)
- ✅ ถูกต้องตามกฎหมาย 100%: บริษัทรับทำเงินเดือนจะมีทีมงานที่เชี่ยวชาญด้านภาษี (ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก) และประกันสังคมคอยจัดการให้หมด
- ✅ ความลับขั้นสุดยอด: บริษัทเหล่านี้มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (PDPA) ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่รั่วไหลภายในองค์กร
- ✅ แจกสลิปเงินเดือนออนไลน์ (E-Slip): พนักงานสามารถเช็กสลิปผ่านมือถือได้ทันที สะดวกและดูเป็นมืออาชีพ
สรุปแล้ว องค์กรของคุณเหมาะกับแบบไหน?
หากคุณเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างชัดเจน การมีทีม HR และบัญชีในบ้าน (In-house) อาจคล่องตัวกว่า แต่สำหรับ โรงเรียนเอกชน สถาบันกวดวิชา คลินิก หรือธุรกิจ SME (พนักงาน 5-50 คน) การเลือกใช้บริการ รับทำเงินเดือน ถือเป็น "การลงทุนที่คุ้มค่า" เพราะนอกจากจะช่วยลดภาระงานหลังบ้านแล้ว ยังเป็นการซื้อความสบายใจ ไม่ต้องมานั่งกังวลเรื่องการคำนวณตัวเลขผิดพลาด หรือส่งเอกสารล่าช้าอีกต่อไปครับ